Sckontakt.ru

Уроки онлайн
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Офис менеджер после 9 класса

Профессия офис-менеджер

Описание профессии

Это сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией.

В народе сотрудников офиса называют «офисный планктон» и «манагеры».

От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства — надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация — осмыслена и принята к сведению, а посетители — своевременно приняты.

Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер — одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации.

В его обязанности также входит первичный прием посетителей: он беседует с ними, в некоторых случаях сразу решает их вопросы (например, выдает необходимую документацию), если же необходим контакт с начальством — определяет, к кому именно следует обратиться, записывает на прием.

Он подготавливает и обслуживает различные совещания, заседания, конференции. Работает с корреспонденцией: систематизирует поступившие обычные и электронные письма по их степени важности, после чего либо сам готовит ответы на них, либо передает вышестоящему начальству. Принимает факсы, ведет переговоры по телефону. Составляет проекты приказов, постановлений и т. п.

При необходимости подбирает информацию по тем или иным вопросам, готовит рефераты, аналитические справки. Конспектирует, протоколирует, стенографирует заседания, ведет картотеку организаций и лиц, с которыми ведутся переписка или переговоры.

Современный офис-менеджер — настоящий хозяин офиса.

Личные качества

Хороший офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания. Требуются высокий уровень культуры, грамотная устная и письменная речь.

Средняя зарплата

Оклад 20 — 30 000 рублей в месяц в зависимости от опыта и места работы.

Образование (Что надо знать?)

В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия).

Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой: факсом, мультимедиа-проектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых ведет деятельность организация.

Специальности вузов и колледжей

Место работы и карьера

Такие работники востребованы во всех более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. На них стабильно высокий спрос на рынке труда. Но перспективы карьерного роста для офис-менеджеров незначительны, места своих начальников они никогда не займут. Если только не выйдут за него замуж.

Родственные профессии:

Архивариус, Менеджер по персоналу, Менеджер по работе с персоналом, Референт, Секретарь

Офис-менеджер

Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса. Профессия подходит тем, кого интересует труд и хозяйство (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

  • закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
  • контроль за чистотой в офисе;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
  • проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
  • контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
  • административно-хозяйственная работа;
  • прием и регистрация почты, ее распределение;
  • встреча гостей;
  • прием звонков;
  • организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
  • работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

  1. Не возникают сложности с трудоустройством.
  2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
  3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
  4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

  1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
  2. Высокая ответственность и много обязанностей.
  3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
  4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

  1. Коммуникабельность.
  2. Отличная память.
  3. Доброжелательность.
  4. Пунктуальность.
  5. Грамотность и обучаемость.
  6. Умение работать в коллективе.
  7. Неконфликтность.
  8. Задатки и руководителя, и организатора.
  9. Хорошее знание иностранного языка.
  10. Терпеливость.
  11. Понимание корпоративной этики.
Читать еще:  Учиться на hr менеджера

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

  • безупречная грамотность;
  • умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
  • приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Офис-менеджер

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов: секретарь, руководитель, бухгалтер, охранник и т.д. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, когда на месте будет бухгалтер никто не знает, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы, скорее всего, постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании в целом не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Ведь офис-менеджер это именно тот человек, от профессионализма которого и зависит первое впечатление посетителей о работе всего офиса и компании в целом. Он всегда знает где что лежит, кто когда придет, что кому нужно и многое, многое другое. Представители этой профессии являются душой, сердцем и мозгом любого офиса. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сегодня, когда компаниям приходится работать в условиях жесточайшей конкуренции, офис-менеджеры востребованы как никогда. Ведь порой именно первое впечатление посетителя о работе офиса может стать решающим при выборе компании исполнителя или производителя.

А если принять во внимание, что работа офис-менеджера представляется очень легкой и необременительной, то вполне понятным становится, почему так много молодых людей мечтают об этой профессии. Однако стоит понимать, что за внешней простотой скрывается очень сложная работа, требующая наличия определенных личностных качеств, с перечнем которых вы сможете сегодня познакомиться.

Кто такой офис-менеджер?

Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.

Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.

Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:

  • ведение первичной документации – накладные, счета, отчеты и т.д.;
  • организационная деятельность – доведение приказов руководства до сведения сотрудников, контроль за выполнением приказов, организация командировок, обедов, встреч, корпоративов и т.д.;
  • первичный прием посетителей — прием гостей, подача чая/кофе, ознакомление с целью визита, осуществление записи на прием к руководству;
  • хозяйственные функции – закупка оборудования и канцелярских товаров, обустройство рабочих мест для других сотрудников, вызов мастеров для устранения неполадок.

Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование. А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности.

Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?

Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:

  • дисциплинированность;
  • пунктуальность;
  • старательность;
  • развитая память и внимание;
  • стрессоустойчивость;
  • чистоплотность;
  • инициативность;
  • умение работать в коллективе;
  • доброжелательность;
  • толерантность.

Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.

Преимущества профессии офис-менеджера

Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).

Читать еще:  Институт технологий пищевых продуктов и технологического менеджмента

Также стоит отметить возможность приобретения навыков административно-хозяйственной деятельности, которая пригодится как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или «пойдет» на повышение.

Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).

Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.

Недостатки профессии офис-менеджера

Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.

Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько «посторонних» должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.

Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?

В современном бизнесе ни одна компания, имеющая офис, не может обойтись без работы офис-менеджера. Эта должность предполагает администрирование и управление рабочим процессом офиса организации.

Кто это такой?

По сути, офис-менеджер является тем информативным и руководящим звеном, где сходятся и решаются все рабочие моменты компании. Он осуществляет взаимодействие между руководителем и подчинёнными, информирует рядовых сотрудников о подписанных руководителем документах, взаимодействует с клиентами фирмы, контролирует переписку, следит за работоспособностью компании и обеспечивает офис канцелярией, выполняет прямые указания директора и его заместителей.

Офис-менеджер – работник, который обеспечивает всему офису полноценный рабочий процесс. Описание профессии поможет лучше понять суть работы.

По классификатору рабочих профессий и должностей служащих, профессия офис-менеджера и его обязанности значительно отличаются от профессии секретаря. Офис-менеджер, прежде всего, организатор офисного пространства компании, управленец и администратор в одном лице. Профессия секретаря подразумевает его подчинение конкретному человеку (директор, заместители директора, топ-менеджеры) и ведение только его дел.

В должностные обязанности секретаря входят: ведение расписания руководителя, его переписка, выполнение конкретных поручений. Секретарь ведает только делами своего непосредственного руководителя и не вмешивается в дела офиса.

Офис-менеджер контролирует всю текущую работу офиса, в основном это бумажный документооборот. Следит за бесперебойной работой офисной техники, обеспечивает сотрудников компании канцелярскими товарами, вовремя доводит до сведения работников приказы, распоряжения и объявления по офису, изданные руководителем, принимает входящие телефонные звонки, при необходимости ведёт календарь встреч и поездок директора. В этом случае вакансия называется «офис-менеджер с функциями секретаря».

Обязанности и функции в компании

Поскольку работа офис-менеджера включает в себя организаторские, информативные и административные действия, в его должностные обязанности входят определённые функциональные задачи. Именно в этом и заключается занятость и сущность деятельности офис-менеджера, который должен:

  • подготовить работу офиса к новому рабочему дню: проверить работу телефонов, компьютеров и оргтехники, наличие расходных материалов (бумага, заправленные картриджи для принтера);
  • контролировать, следить за чистотой в офисных помещениях, соблюдением санитарных норм (полноценное освещение, вентиляция, температурный режим в помещениях), проверять работу сплит-систем;
  • своевременно закупать канцелярские товары и вовремя обеспечивать ими работников офиса;
  • заказывать питьевую воду, моющие средства, туалетную бумагу, салфетки;
  • контролировать текущий документооборот: подготавливать необходимые документы, отчётность, рабочие материалы, необходимые для полноценной работы офиса, решать другие рабочие моменты и задачи;
  • ежедневно осуществлять контроль за работой водителя и курьера;
  • согласно указаниям руководителя, офис-менеджер занимается распределением обязанностей среди сотрудников, ставит перед ними задачи, доводит до их сведения нужную рабочую информацию, определяет уровень их ответственности, анализирует эффективность полученного результата;
  • рассчитывать и составлять смету ежемесячных финансовых расходов на содержание офиса, контролировать её исполнение;
  • вести табель учёта рабочего времени, количество дней и часов, отработанных каждым сотрудником в рамках календарного месяца, вовремя передавать табель в бухгалтерию для начисления заработной платы;
  • контролировать соблюдение трудовой дисциплины: по факту опозданий, раннего ухода с работы, прогулов работников ставить в известность руководство компании, вести учёт нарушений и несоблюдения дресс-кода;
  • организовывать встречи, регистрировать и помогать посетителям в решении их вопросов.

К основным компетенциям офис-менеджера относятся подготовка и проведение переговоров, совещаний, собраний:

  • он должен осуществлять подготовку всех необходимых материалов, обеспечивать явку на мероприятия всех заинтересованных лиц, вести протокол заседания;
  • вести переписку с клиентами и партнёрами фирмы, делать рассылку материалов;
  • работать с входящей и исходящей офисной корреспонденцией, регистрировать её, заниматься отправкой;
  • оказывать помощь и содействие сотрудникам в решении конфликтных и спорных ситуаций;
  • координировать работу офиса по завершении рабочего дня, проверять офисную технику, освещение, сплит-системы, кондиционеры на предмет их отключения от электропитания;
  • в некоторых случаях офис-менеджер отвечает за поиск и наём новых работников (размещает информацию о нужных вакансиях на специальных сайтах, просматривает резюме, осуществляет предварительный отбор соискателей, проводит собеседование);
  • письменно или по телефону информирует потенциальных клиентов о стоимости товаров и услуг согласно прайс-листу;
  • консультирует о расположении отделов компании, их функциях;
  • ведёт базу клиентов предприятия;
  • выполняет обязанности по ведению сайта, размещению рекламы о товарах и услугах, заказывает сувенирную продукцию, полиграфию, распространяет информационные материалы.
Читать еще:  Менеджмент ресторанного бизнеса вузы москва

Менеджер по продажам после 9 класса

Наш колледж приглашает обучиться на менеджера по продажам после 9 класса по программе «Коммерция». Выпускники, успешно окончившие колледж, получат возможность осуществлять прибыльную деятельность в сфере реализации продукции и услуг для компаний и физических лиц.

Актуальность программы

Наши студенты смогут получить образование по профилю менеджер по продажам после 9 класса. Уже в процессе учебы они смогут пройти практики и стажировки в ведущих компаниях.

Среди преимуществ этой специальности:

  • спрос на грамотных специалистов;
  • возможность получения работы в разных отраслях;
  • прохождение практики в профильных компаниях;
  • возможность продолжить учиться в государственном ВУЗе.

Менеджеры по продажам активно работают в сфере экономики. Они играют основную роль в обеспечении общественной и деловой активности компаний, повышают эффективность оборота товаров и бизнес-процессов.

Навыки и умения

Ежегодно стремительно растет число школьников, которым доступна учеба по специальности менеджер по продажам после 9 класса в Москве. В колледже студенты будут обучены:

  • поиску деловых партнеров и установлению коммуникации с ними;
  • управлению потоками продукции и запасами;
  • организации складской деятельности;
  • приемке и учету продукции;
  • оказанию услуг в сфере розничных и оптовых продаж;
  • способам продвижения товаров и услуг с использованием возможностей сети Интернет;
  • методам контрактной работы и проведению государственных закупок в соответствии с ФЗ № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Кроме того, специалист по коммерции может заниматься оформлением документов и составлять договора.

Наше учебное заведение осуществляет отраслевую подготовку студентов по направлению «Коммерция».

Мы научим

Своих студентов мы обучаем основным стратегиям продвижения бизнеса. Наши выпускники приобретают способности угадывать желания покупателей и планировать реализацию в соответствии с их интересами и предпочтениями.

Кроме того, выпускники учебного заведения получат навыки:

  • участия в подготовке компаний к добровольной сертификации деятельности;
  • применения в продажах способов управления и возможностей деловых коммуникаций;
  • использования основных способов и средств статистики для разрешения практических проблем в коммерции;
  • работы с применяемыми в торговле техническими средствами.

Успешные студенты колледжа научатся использовать логистические методы, применять законы финансовой и закупочной логистики, оптимизировать трафик материалов и финансовых ценностей.

Как поступить

Чтобы поступить в колледж на менеджера по продажам после 9 класса, необходимо успешно пройти конкурс аттестатов. Время обучения составляет 2 г. 10 мес. на основе основного общего образования.

Данная профессия обладает универсальностью. Выпускникам открыты двери во многие сферы российского бизнеса. Приобретенные навыки позволят студентам принимать активное участие в координации процессов торговли и сбыта, успешно работать в сфере маркетинга и экономики, определять качество продукции и др.

Среди наших партнеров, предоставляющих рабочие места выпускникам — влиятельные, известные в РФ компании, предлагающие своим сотрудникам достойный уровень зарплаты и возможность карьерного роста.

После колледжа они могут работать

Учеба по специальности менеджер по продажам после 9 класса в Москве в нашем колледже заканчивается присвоением квалификации «Менеджер по продажам».

Среди главных направлений деятельности таких специалистов:

  • продвижение товаров согласно поставленным задачам;
  • составление и контроль графиков снабжения;
  • участие в оформлении заказов на покупку продукции;
  • ведение периодических отчетов о проведенной работе и осуществленным продажам;
  • ознакомление с видами свободно реализуемого товара, его количеством, сроками продажи и текущей стоимостью;
  • управление своевременной ликвидацией дебиторской задолженности заказчиков.

Профессии, связанные с коммерческой деятельностью, сегодня пользуются спросом на рынке труда. От менеджера по продажам зависит организация и успешная реализация продукции, работ или услуг. Почти все фирмы и предприятия нуждаются в опытных специалистах, которые хорошо ориентируются и умеют управлять процессами. Выпускникам колледжа по направлению «Коммерция» будут доступны вакансии:

  • менеджеров по реализации продукции или услуг;
  • коммерческих агентов;
  • торговых представителей;
  • контрактных управляющих;
  • маркетологов;
  • товароведов

Отдельные компании предлагают перспективные рабочие места нашим студентам уже во время обучения. Программа колледжа включает не только профильные предметы, но и дисциплины, необходимые для всестороннего развития молодого специалиста: статистику, налогообложение, менеджмент, маркетинг, экономику организации и др.

Условия обучения

Обучение по специальности «Менеджер по продажам» проводится грамотными, профессиональными преподавателями. Все они обладают знаниями и навыками, которые соответствуют направлению подготовки эксперта по продажам. Обучение студентов осуществляется в современных классах и лабораториях с применением новейших методических материалов и разработок.

Специальные дисциплины

Среди базовых предметов, которые являются неотъемлемой частью программы: финансы, налогообложение, менеджмент, статистика, бизнес-планирование, основы рекламной деятельности и многие другие. Создаваемая в колледже благоприятная социально-культурная атмосфера способствует полноценному развитию личности.

Практика и трудоустройство

Студенческая практика осуществляется в компаниях, активно сотрудничающих с нашим колледжем. Еще на первом курсе студенты составляют портфолио, где отражают задачи учебной деятельности. В процессе практики в учащихся вырабатываются и закрепляются такие личностные качества, как коммуникабельность, целеустремленность, дружелюбие, способность убеждать.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector